Отметка в журнале может подтвердить, что уведомление работника произошло в. Для некоторых категорий работников установлены удлиненные ежегодные оплачиваемые. Образец журнала регистрации трудовых договоров. В нём регистрируются различные уведомления для сотрудников: о реорганизации, о начале отпуска, об изменениях.
Вам необходимо один раз ввести символы в форму, после чего мы запомним вас и сможем отличать от других пользователей, выходящих с данного IP. В этом случае страница с капчей не будет беспокоить вас довольно долго. Возможно, в вашем браузере установлены дополнения, которые могут задавать автоматические запросы к поиску. В этом случае рекомендуем вам отключить их. Также возможно, что ваш компьютер заражен вирусной программой, использующей его для сбора информации. Может быть, вам стоит. Нередко у сотрудников отдела кадров возникает необходимость предоставить информацию как работникам компании, так и третьим лицам.
Купить журналы регистрации уведомлений и предложений работникам оптом или в розницу
Причем в большинстве случаев желательно иметь возможность подтвердить, что обязанность по предоставлению информации выполнена. Помочь в этом может документ - уведомление. Несмотря на то, что его создание трудовым законодательством не предусмотрено, кадровикам этот документ хорошо знаком.
Документы по кадровому делопроизводству
Давайте рассмотрим, в каких ситуациях целесообразно создавать уведомление и каковы основные правила его оформления. Что такое уведомление, закон прямо не объясняет. Между тем в отдельных случаях представителю работодателя предписывается направить уведомление о чем-либо определенным лицам или получить такое уведомление. Основной вопрос, который возникает у работников кадровой службы: в каких ситуациях необходимо письменно уведомлять работников или других лиц, а когда достаточно их информировать устно?
Известить – сообщить кому-нибудь, довести что-нибудь до чьего-нибудь сведения. Уведомление – документ, которым уведомляют о чем-нибудь.
Уведомление – документ, письмо, содержащее извещение о чем-нибудь. Толковый словарь русского языка под ред.
Уведомление - письменное или устное сообщение, извещение о чем-либо; документ, которым уведомляют о чем-либо. Уведомление - официальная информация, извещение, направленное одним физическим или юридическим лицом другому лицу. Определим основные случаи, когда работники кадровой службы оформляют уведомления. Уведомление создается, когда в Трудовом кодексе РФ закреплена обязанность работодателя предоставить определенную информацию работнику, выборному органу первичной профсоюзной организации или другому лицу. При этом в ТК РФ использовано несколько обозначений для случаев, в которых требуется оформить уведомление.
Так, работодатель в определенных ситуациях должен «уведомить», «сообщить», «известить», «предупредить» о чем-либо работника или другое лицо, причем ссылка на письменный вид оформления таких действий сделана в законе не всегда. Обязанности работодателя, предусмотренные ТК РФ, а также содержание уведомлений приведены в таблице 1. Обратите внимание: отдельные нормы Кодекса прямо предписывают уведомлять работника о чем-либо «под роспись».
Почему так случилось
Очевидно, что в этих случаях, а также когда ТК РФ предусматривает «письменное уведомление», «письменное сообщение», «письменное извещение» и «письменное предупреждение», оформление соответствующего документа обязательно. В остальных случаях ссылки на письменную форму уведомлений нет, но на практике работники кадровой службы предпочитают информировать работников или других лиц письменно, чтобы у работодателя имелось документальное подтверждение выполнения его обязанностей. Обязанности работодателя направлять определенную информацию в органы государственной власти или в органы местного самоуправления предусмотрены федеральными законами.
Основные случаи, в которых от работодателя требуется письменно уведомить о чем-либо соответствующие организации, приведены в таблице 2. Уведомления могут направляться работникам и в тех случаях, когда в течение трудовых отношений возникают ситуации, разрешаемые «с согласия работника» или «по соглашению сторон» трудового договора. В статье «Документ: заявление» мы отмечали, что в подобных случаях работнику не требуется оформлять заявление, поскольку речь не идет о просьбе работника на совершение работодателем каких-либо действий.
Сторонами трудовых отношений должно быть зафиксировано согласие работника на что-либо или соглашение сторон, и это может быть сделано следующим образом. Получить согласие работника на такое изменение (или зафиксировать отказ работника). Ситуации, в которых требуется получить согласие работника, а также содержание уведомлений перечислены в таблицах 3 и 4. Желательно, чтобы случаи создания и правила оформления уведомлений, направляемых работникам и другим лицам, были зафиксированы работодателем на локальном уровне, например в Инструкции по кадровому делопроизводству (приложение 1).
Документы по кадровому делопроизводству
Уведомления, оформляемые работниками кадровой службы, можно разделить на две группы. Такие уведомления оформляются на бланке письма. Правила оформления служебных писем мы рассмотрели в предыдущем номере «Справочника кадровика», поэтому не будем на них останавливаться. Содержательная часть письма чаще всего представлена связным текстом, а при необходимости имеет форму таблицы.
Для служебных писем возможно сочетание текстовых и табличных форм изложения содержания (приложение 2). Уведомления могут оформляться также на стандартном листе бумаги и направляться адресату с сопроводительным письмом (приложение 3). Такой способ оформления чаще всего применяется тогда, когда существует обязательная или рекомендуемая форма направления сведений. Для оформления таких уведомлений работодателем может быть разработан бланк уведомления, который содержит реквизиты: наименование организации и наименование вида документа.
Наименование организации указывается в бланке письма в строгом соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. При наличии сокращенного наименования организации сначала указывается полное наименование, а затем, ниже или за ним, сокращенное (в скобках).
Документы по кадровому делопроизводству
Наименование вида документа указывается на всех служебных документах, кроме писем. Наименование вида документа пишется после наименования организации прописными буквами, например: УВЕДОМЛЕНИЕ. В бланке уведомления обозначаются места расположения переменных реквизитов: дата документа и его регистрационный номер. Как правило, реквизиты бланка уведомления имеют угловое расположение.
Дата уведомления показывает время его подписания. Дата подписания, а также даты, содержащиеся в тексте уведомления, оформляются цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: число, месяц, год.
Число и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, а год обозначается четырьмя цифрами, например: 15. После написания даты цифровым способом не ставится буква «г» с точкой или просто точка, за исключением случая, когда датой заканчивается предложение. Допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно пишется буква «г» с точкой или слово «год», например: 15 марта 2010 г. Регистрационный номер - это цифровое или буквенное обозначение, присваиваемое каждому исходящему (отправляемому), внутреннему и входящему (поступившему) документу при его регистрации.
Регистрация документов ведется в соответствии с принятой в организации системой индексации, основу которой составляет порядковый номер документа. В зависимости от вида документа к порядковому номеру могут добавляться и другие составные части. Например, при регистрации уведомлений может применяться буквенно-цифровая индексация: 111-у. Уведомление содержит следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.
Уведомление - внутренний документ, который адресуется работнику, работающему в организации. При угловом расположении реквизитов бланка уведомления в верхнем правом углу указываются: наименование структурного подразделения, где числится работник, наименование должности (профессии, специальности), его фамилия и инициалы (в дательном падеже). Напомним, что в уведомлениях, оформляемых на бланке письма, сведения об адресате заполняются по другим правилам.
Для быстрого и точного восприятия сведений, включенных в документ, принято кратко формулировать его содержание в виде заголовка к тексту. Заголовок должен быть кратким и точно передающим содержание текста документа. Заголовок грамматически согласовывается с наименованием вида документа и в уведомлениях обычно начинается с предлога «о» или «об». Текст уведомления содержит информацию о трудовых отношениях, которую необходимо предоставить работнику в определенных законом случаях. Особенности содержания некоторых уведомлений, оформляемых работниками кадровой службы, представлены в таблице 4.
Документы по кадровому делопроизводству
Уведомление должно быть подписано руководителем организации или иным уполномоченным на это лицом. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего уведомление, личная подпись и ее расшифровка. Для всех документов, требующих учета, исполнения и использования в справочных целях, обязательна регистрация. Так называется запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело.
Журнал регистрации уведомлений
Уведомления регистрируются в день подписания. Регистрационные формы разрабатываются работодателем. Журнал, предназначенный для регистрации исходящих документов (для уведомлений, оформленных на бланке письма и направляемых в другие организации и физическим лицам). Журнал, предназначенный для регистрации внутренних документов (для уведомлений, направляемых работникам организации).
Это может быть журнал регистрации нескольких видов внутренних документов или форма, предназначенная только для регистрации уведомлений, адресованных работникам. После регистрации уведомление, направляемое в организации или физическому лицу, отправляется адресату. Это можно сделать различными способами: по почте, по факсу, по электронной почте. Почтовые отправления сортируют, упаковывают, оформляют и сдают в отделение связи. Работник должен быть ознакомлен с содержанием уведомления.
Письменным подтверждением факта доведения уведомления до сведения работника служит виза ознакомления. Она начинается словами «С уведомлением ознакомлен» и включает наименование должности работника, его личную подпись, ее расшифровку и дату. Уведомления, адресованные работникам, составляются, как правило, в двух экземплярах. Это позволяет вручить один экземпляр работнику, о чем в визе ознакомления делается соответствующая отметка: «Экземпляр уведомления получил». В визе ознакомления работник может также отразить свое решение по существу информации, изложенной в уведомлении.
Такое оформление письменного согласия работника (приложение 4) или его отказа (приложение 6) значительно упрощает различные кадровые процедуры, поскольку не требует оформления дополнительных документов. Уведомления, оформляются для последующего хранения.
Журнал извещения работников о начале отпуска
Заверенная копия уведомления, отправленного по почте, подшивается в дело (приложение 10). Если уведомление было составлено в двух экземплярах, в дело подшивается экземпляр работодателя (с отметкой работника о получении им своего экземпляра). Наш сервис не работает в устаревшей версии MS Internet Explorer. Обновление IE до версии 10 невозможно, если у Вас установлена операционная система Windows ХР или более ранняя версия. В этом случае рекомендуем использовать любой другой браузер из предложенного выше списка. Журнал регистрации уведомлений: образец с подробным описанием, рекомендации юристов по заполнению журнала регистрации уведомлений (требования и особенности составления).
Работнику могут направляться различные уведомления из кадровой службы. Это могут быть уведомления о расторжении трудового договора, о необходимости получить трудовую книжку, об изменении условий трудового договора, о сокращении должности и другое.
Все выше перечисленные кадровые документы регистрируются в специальном журнале регистрации уведомлений. В кадровом делопроизводстве регистрация уведомлений применяется, чтобы вести их учет, контролировать их хранение, а также вести справочную работу. Из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать уведомление задним числом. Журнал состоит из двух разделов: заголовочной и табличной части. Дата начала и окончания ведения журнала. Тип и краткое содержание уведомления.