Образцы первичных учетных документов, разработанные организацией в. Файловый формат – Структурированный способ организации и кодирования данных в файле. Образец (бланк; форма; шаблон; пример).
Не допускается делать пометки и рабочие записи на документе. Такие пометки о времени поступления документа и материалов, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения делаются на отдельном листке. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Организация работы с отправляемыми документами.
Подписанные руководством Организации документы в тот же день передаются руководителем (исполнителем) в Службу делопроизводства для регистрации и отправки. Наличие печати в тех случаях, когда она полагается.
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям. Если документ направляется в несколько адресов, на отправку сдается столько экземпляров подписанного письма, сколько необходимо для отправки всем адресатам, и один экземпляр копии. После проверки оформления документ регистрируется в журнале исходящей корреспонденции (приложение N 2) и на всех экземплярах документа проставляется исходящий номер по порядку. Листы журнала учета исходящей корреспонденции нумеруются, прошнуровываются и заверяются печатью Организации.
Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле организации. Сведения о регистрируемых документах вносятся в РКФ базы данных Организации, используемой для учета, поиска, хранения и использования документов. Исходящий номер состоит из индекса структурного подразделения, подготовившего ответ, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера. На копии исходящего документа в левом верхнем углу ставится заверительный регистрационный штамп. Корреспонденция сдается на отправку в отделение связи или доставляется с курьерами.
Заверенные копии отправленных документов в тот же день передаются в соответствующие подразделения исполнителям для подшивки в дела. Копия документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело (входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом), копия исходящего документа заверяется отметкой "Верно" (может проставляться с помощью штампа) и росписью работника, ответственного за отправку исходящей корреспонденции. Регистрация исходящих документов ведется в соответствии с выделяемыми документопотоками. Служба делопроизводства отправляемые документы передает в экспедицию Организации.
Экспедиция проверяет правильность оформления адресов исходящих документов, производит сортировку документов по способу доставки корреспонденции адресату (простая, заказная, международная и др. Документы с неправильно оформленными адресами, а также корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются в Службу делопроизводства. Документы подлежат отправке в день их регистрации.
Приказ руководителя об утверждении графика документооборота (образец заполнения)
Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь. Документы, содержащие сведения государственной тайны, Службой делопроизводства передаются в подразделение, отвечающее за работу с документами, содержащими государственную тайну. Документы, подписанные руководителем или заместителями руководителя Организации, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации (далее - высшие органы государственной власти), отправляются фельдъегерской связью или по системам электронного документооборота.
Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает подразделение-исполнитель. Отправляемая по почте корреспонденция проходит упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в местное отделение связи.
Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, выкладываются в один конверт. На заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, на документы с пометкой "Для служебного пользования" составляется реестр, который затем возвращается в экспедицию с распиской работников почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов. По каналам электросвязи осуществляется передача телеграмм (телетайпограмм или телексов), факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений, передаваемых по системе электронного документооборота.
Документы, предназначенные для отправки по факсимильной связи, передаются в Службу делопроизводства с указанием номера телефона-факса адресата. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется Службой делопроизводства в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15. N 221, документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, - в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15. Разработка, оформление и регистрация внутренних документов.
Для документов по личному составу - кадровая служба. Внутренние документы и до утверждения руководством - проекты распорядительных документов хранятся у исполнителя или у первого исполнителя (вариант: в Службе делопроизводства). Утвержденные распорядительные документы хранятся в Службе делопроизводства. После утверждения распорядительных документов их проекты уничтожаются в течение ___ дней исполнителями. Служба делопроизводства доводит до заинтересованных подразделений и сотрудников утвержденные распорядительные документы. При необходимости Служба делопроизводства рассылает копии распорядительных документов или выписки из них.
Служба делопроизводства организует ведение, оформление, хранение протоколов собраний, заседаний и совещаний и т. По поручению руководителя Организации Служба делопроизводства доводит принятые решения до заинтересованных лиц и исполнителей. При необходимости Служба делопроизводства рассылает копии протоколов или выписки из них. Проекты договоров, соглашений, иных документов по гражданско-правовым сделкам разрабатывают назначенные руководством подразделения и/или исполнители Организации. Регистрируются и хранятся Службой делопроизводства. Внутренние информационно-справочные документы (докладные, служебные, аналитические записки, справки и т.
Передаются между структурными подразделениями Организации преимущественно в электронном виде. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции. Работу с поступающей иностранной корреспонденцией и документами, направляемыми зарубежным корреспондентам, осуществляет Служба делопроизводства.
Поступающая иностранная корреспонденция обрабатывается в обычном порядке. При этом в случае получения документов и материалов на иностранном языке Служба делопроизводства дополнительно составляет аннотацию на русском языке.
К исполнению, подготовке ответов и обработке документов, отправляемых в адрес иностранных корреспондентов, привлекаются сотрудники Организации, владеющие соответствующим иностранным языком. Для работы с переводами документов и материалов допускается привлечение сотрудников, не владеющих соответствующим иностранным языком. Отправляемые в адрес иностранных корреспондентов документы и материалы регистрируются в обычном порядке.
При этом в случае отправки документов и материалов на иностранном языке Служба делопроизводства дополнительно составляет аннотацию на русском языке, которая хранится в делах Организации. Учет и анализ объемов документооборота. Служба делопроизводства ежемесячно составляет и доводит до руководителя отчет по учету и анализу документооборота Организации. Предложения по совершенствованию методов работы. Учет количества документов и материалов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.
За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются. Учет копируемых и тиражируемых документов ведется отдельно по учетным данным копировально-множительных подразделений. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ. Документальный фонд Организации формируется Службой делопроизводства путем разработки и ведения номенклатуры дел, оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив Организации.
Разработка и ведение номенклатуры дел.
Приказ руководителя об утверждении графика документооборота (образец заполнения)
Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Номенклатура дел является основой формирования документального фонда Организации. Документальный фонд Организации составляют документы, созданные в Организации и полученные ей в результате взаимодействия с другими организациями, органами управления и физическими лицами.
Служба делопроизводства ежегодно разрабатывает или уточняет, составляет или корректирует, оформляет, согласовывает и представляет руководителю Организации для утверждения номенклатуру дел. Номенклатура дел составляется на основе учредительных документов и регламентов Организации, методических материалов, положений о структурных подразделениях и других документов, регламентирующих деятельность Организации и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности Организации.
В Организации составляются номенклатуры дел структурных подразделений и номенклатура дел Организации или сводная номенклатура дел. Номенклатура дел структурного подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения, согласовывается с архивом Организации, Службой делопроизводства, подписывается руководителем подразделения и представляется в Службу делопроизводства. Вновь созданное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в Службу делопроизводства Организации.
Номенклатура дел Организации составляется Службой делопроизводства из номенклатур дел структурных подразделений.
Методическую помощь при составлении номенклатуры дел Организации оказывают архив Организации и бухгалтерия Организации. Номенклатура дел Организации, подписанная руководителем Службы делопроизводства, утверждается руководителем Организации после ее согласования с бухгалтерией Организации не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.
ПОЛОЖЕНИЕО КАДРОВОМ ДОКУМЕНТООБОРОТЕ
В случае изменения функций и структуры Организации номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с архивом. Номенклатура дел готовится не менее чем в четырех экземплярах: 1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело Службы делопроизводства, 2-й используется в Службе делопроизводства как рабочий экземпляр, 3-й - применяется в архиве Организации, 4-й - в федеральном государственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел. Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в Службе делопроизводства Организации в электронном виде.
Порядок корректировки номенклатуры дел в течение делопроизводственного года (уточнение заголовков дел, внесение заголовков дел, не предусмотренных при составлении номенклатуры дел, внесение сведений о количестве и крайних датах единиц хранения (томов, частей дела), внесение отметок в графу "Примечание" и др. Составление итоговой записи о количестве и категориях дел, сформированных в делопроизводстве Организации в течение года. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.
В Службе делопроизводства оформляются дела по вопросам деятельности Организации. В структурных подразделениях Организации оформляются дела по вопросам деятельности подразделений. Дела, касающиеся деятельности двух и более подразделений, оформляются в Службе делопроизводства. Дела хранятся по месту их оформления (Служба делопроизводства и (или) структурные подразделения Организации). Архив Организации оказывает методическую помощь Службе делопроизводства и структурным подразделениям в вопросах формирования дел.
Срок передачи исполнителем законченного делопроизводством документа в дело составляет ____ (не более 10) дней. По согласованию со Службой делопроизводства руководитель структурного подразделения назначает работников, осуществляющих оформление дел в структурных подразделениях Организации.
Служба делопроизводства устанавливает единые условия хранения дел, в том числе в структурных подразделениях Организации. Дела во временное пользование выдаются по распоряжению начальника Службы делопроизводства. Изъятие документов из оформленных дел не допускается.
Контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях Организации, проверку наличия и состояния дел осуществляют Служба делопроизводства и архив Организации. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение. Составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.
Документооборот: выстраиваем под бухгалтерию
Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Организации создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия и при необходимости экспертные комиссии в структурных подразделениях, действующие на основании положений, утверждаемых соответственно руководителем Организации или руководителем структурного подразделения. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Организации работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) под методическим руководством архива.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Организации; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Приказ руководителя об утверждении графика документооборота (образец заполнения)
Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Организации. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела Организации подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение.
Оформление дел проводится работниками Службы делопроизводства и работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Организации, при методической помощи и под контролем архива Организации. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, а дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме, нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела, подшивку и переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения. Отбор документов с истекшими сроками хранения к уничтожению, составление актов о выделении документов к уничтожению осуществляет Архив Организации по согласованию со Службой делопроизводства. Утверждает перечни уничтожаемых документов и акты руководитель Организации. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются перечнем о выделении документов к уничтожению.